Hace poco, conversando con uno de mis clientes sobre el proceso de puesta en marcha de su negocio, me comentó que a pesar de saber la importancia de lo legal y de que su negocio cuente con los mecanismos que le permitan protegerse de riesgos que surgen en el camino, muchos emprendedores desconocen los documentos y asuntos jurídicos que se deben tener bajo control. En muchas ocasiones, me decía, el aprendizaje viene durante la ejecución del negocio y, en algunos casos, solo se da cuando se presenta un problema o se tiene un conflicto.

Entendiendo su punto, le dije que el derecho, de forma tradicional, se ha entendido como una herramienta que llega cuando ya se ha presentado un problema. En la visión tradicional, se tiende a privilegiar el rol de lo jurídico en los litigios, cuando es una herramienta que sirve también para prever soluciones a estos problemas e incluso prevenirlos. Esta nueva forma de entender lo jurídico le permite al emprendedor ahorros tanto de dolores de cabeza como de dinero a futuro.

Esta diferencia de visiones me quedó en la cabeza, por lo que me pareció útil generar una pequeña lista de aquellos documentos y asuntos legales que un emprendedor debería tener cubiertos al momento de puesta en marcha de su negocio:

1. Reglas de asociación: Asociarte con otra persona para hacer crecer tu idea es fundamental. Unos aportarán dinero, otros conocimiento, algunos trabajo y otras formas de apoyo. Sea que se cree una SAS u otro tipo de empresa o se continúe como personas naturales, se deben tener unas reglas claras que te permitan prever situaciones normales que se pueden presentar, como: llegada de nuevos socios, ampliación del negocio, fusión con otras empresas, mecanismos para la toma de decisiones, roles de cada socio, participación en las ganancias, manejo de los conflictos, formas separarse y terminar el acuerdo, e incluso, pautas para la modificación de estas reglas. En caso de crear una SAS este documento serán los estatutos, y en caso contrario, un acuerdo de colaboración empresarial o similar.

2. Contratos modelo para el relacionamiento con tus clientes, el cual dependerá de la idea de negocio. Tener un contrato con tus clientes, sencillo y de fácil aceptación (por ejemplo, unos términos de servicio en tu App o un contrato de prestación de servicios con empresas), permite gestionar riesgos como falta de pago y el manejo de las expectativas del cliente, así como el alcance de lo que te comprometes a vender o el servicio que prestarás.

3. Contratos modelo para el relacionamiento con tus colaboradores, el cual puede ser laboral, de prestación de servicios e incluso de colaboración empresarial. En este punto, también debes contar con contratos modelo con tus proveedores, o por lo menos, tener claro a lo que te comprometes si ellos ya tienen una proforma. Riesgos gestionados: incumplimientos, manejo de información interna, confidencialidad, competencia desleal.

4. El registro de marca, enseña comercial o patente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC. Riesgo gestionado: competencia desleal, evitar la copia de tus ideas, imitación indebida, riesgo reputacional.

5. Una política de manejo de datos personales para la construcción de bases de datos, operación de tu página web y aplicaciones. Los datos de tus clientes son fundamentales para el ajuste y mejoramiento de tu idea, su validación en el mercado, y para muchos otros temas como atención al cliente, fidelización, segmentación del mercado. Esta política es una exigencia de la Ley 1571 de 2012 y sus reglamentos, y la necesitas siempre que captes datos por vías como: web, App, reuniones, manejo de listas y formularios, imágenes, vídeos, etc. Riesgo gestionado: reputacional, regulatorio y de sanciones por parte de la SIC.

Esta lista corta es una lista de mínimos que te permitirá gestionar adecuadamente los riesgos y evitar que a futuro se presenten problemas que dañen la buena marcha de tu negocio.  Por el contrario, contar con ellos ayudará a fortalecer las bases de tu idea y abrir camino para su crecimiento. Recuerda el refrán popular: Más vale prever que lamentar.